Formation Microsoft 365 SharePoint - Animateur et concepteur de sites

Jour 1 - Matin

L'animateur / le gestionnaire d'un site SharePoint

• Son rôle
• Les limites de son action
• Les différents niveaux d'administration
• Les différentes interfaces d'administration

Gestion des sites

• L'architecture des sites : collection de sites
• Les outils d'administration de sites, de collections
• Méthodologie de création de sites
• Les différents modèles de sites
• Créer des sites et sous-sites
• Modifier les paramètres d'un site
• Modifier les liaisons
• Navigation gérée ou héritée
• Paramétrer la navigation
• Tendance de popularité

Créer et gérer une bibliothèque de documents

• L'outil "Contenu du site"
• Les différents modèles de bibliothèques
• Créer un dossier et inviter des personnes
• Prise en charge des caractères spéciaux dans le nom des fichiers
• Créer une bibliothèque de documents
• L'outil "Paramètre de la bibliothèque" : modifier le titre, ajouter la bibliothèque dans les menus de navigation, envoyer l'URL de la bibliothèque par mail
• Créer un modèle de bibliothèque
• Utiliser la bibliothèque "Pièces jointes (Site Assets)"
• Supprimer une bibliothèque

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création d'un sous-site dans une collection existante
• Création et gestion d'une nouvelle bibliothèque de documents

Jour 1 - Après-midi

Créer et gérer les métadonnées (propriétés)

• Créer des métadonnées (colonnes) de type :
• Texte
• Numérique
• Recherche
• Date
• Choix
• Personne
• Rendre une métadonnée (propriété) obligatoire
• Créer des affichages publics de filtres, de tris et de regroupements
• Créer des affichages pour masquer les dossiers
• Modifier l'ordre d'affichage et de saisie des métadonnées

Paramétrer une bibliothèque

• Contraindre l'extraction
• Mettre en oeuvre l'approbation
• Implémenter la gestion des versions principales et secondaires
• Masquer la commande "Nouveau dossier"
• Empêcher le mode "Modification rapide"
• Choisir le mode d'ouverture d'un document

Créer et paramétrer une liste

• Créer une liste personnalisée
• Créer une liste à partir d'une application existante
• Créer un modèle de liste
• Gérer les versions et l'approbation
• Créer et paramétrer des affichages

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Ajout de colonnes à la bibliothèque de documents
• Création d'affichages personnalisés
• Création d'une liste personnalisée

Jour 2 - Matin

Les pages modernes

• Créer et modifier des pages modernes
• Utiliser des composants WebPart sur des pages modernes
• Ajouter, déplacer ou supprimer un composant WebPart
• Disposer et mettre en forme un composant WebPart moderne
• Composants WebPart disponibles :
• Cartes Bing
• Bibliothèque de documents
• Minuteur de compte à rebours
• Séparatrice, Liste
• Evénements
• Visionneuse de fichiers
• Calendrier de groupe
• Galerie d'images
• Planificateur
• Microsoft Forms
• Aider les autres utilisateurs à trouver votre page

Optimisation des contenus et accessibilité de l'information (avec l'Intelligence Artificielle (IA))

• Structurer les pages pour améliorer la lisibilité et l'accès à l'information
• Organiser les contenus pour faciliter la recherche (nommage, hiérarchisation)
• Comprendre l'impact des métadonnées sur la recherche
• Introduction aux apports de l'IA (Microsoft Search, Copilot) pour valoriser les contenus
• Bonnes pratiques pour rendre un site exploitable par des assistants intelligents

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création de pages modernes
• Ajout de WebParts
• Créer une page avec l'IA
• Ajouter une section à l'aide de l'IA

Jour 2 - Après-midi

Gestion de la sécurité

• L'importance de la sécurité d'accès
• Gérer la sécurité avec le bouton "Partager"
• Groupes natifs dans SharePoint
• Les utilisateurs :
• Ajout
• Suppression
• Groupes d'utilisateurs
• Notions sur les "Niveaux d'autorisations"
• Création d'un groupe SharePoint
• Utilisation d'un groupe Active Directory
• Sécurité héritée ou gérée
• Mise en place de la sécurité :
• Sur un site
• Sur une application
• Sur un document

Gouvernance et bonnes pratiques

• Maintenir la sécurité avec une matrice de sécurité sous Excel
• Structurer les accès et les contenus dans une logique durable
• Anticiper les usages (collaboration, recherche, exploitation)
• Introduction aux impacts de l'IA sur la gouvernance documentaire

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Etude d'un exemple de matrice de sécurité
• Casser l'héritage des droits sur le sous-site
• Ajouter des utilisateurs dans les groupes