Formation Piloter la sous-traitance des prestataires de service
Faire de ses prestataires de véritables partenaires de performance.
Le recours à des prestataires de services est devenu un levier majeur de performance et d'agilité pour les organisations. Qu'il s'agisse d'externaliser une activité, de bénéficier d'une expertise spécifique ou d'accompagner une transformation, la qualité des prestations repose autant sur le choix du prestataire que sur la capacité à piloter durablement la relation. Sans gouvernance adaptée, les risques de dérive en matière de qualité, de coûts, de délais ou de continuité d'activité peuvent rapidement compromettre les objectifs fixés.
Piloter efficacement ses prestataires consiste à structurer la relation dès la définition du besoin, à sécuriser les engagements contractuels, à mesurer la performance et à instaurer une collaboration fondée sur la confiance, le dialogue et l'amélioration continue. Cette approche permet de transformer une relation de sous-traitance en un véritable partenariat créateur de valeur.
Cette formation apporte les méthodes et les outils nécessaires pour professionnaliser le pilotage des prestataires de services, maîtriser les risques, renforcer la qualité des prestations et développer des relations durables au service de la performance de l'organisation.
- Définir une stratégie d'externalisation et sélectionner les prestataires les plus adaptés en fonction des enjeux, des risques et des objectifs de l'organisation.
- Mettre en place un dispositif de pilotage permettant de contractualiser les engagements, de suivre la performance des prestations et de conduire les actions d'amélioration nécessaires.
- Développer une relation partenariale fondée sur la confiance, la communication et l'amélioration continue afin de sécuriser durablement les prestations et de créer de la valeur pour l'organisation.
À l'issue de la formation, les participants seront capables de structurer, piloter et faire évoluer la relation avec leurs prestataires de services afin de sécuriser les prestations, maîtriser les risques et améliorer durablement la performance des collaborations externalisées.
- Managers
- Chefs de projets
Cette formation ne nécessite pas de prérequis.
Définir une stratégie d'externalisation adaptée à ses enjeux
- Identifier les activités pouvant être externalisées.
- Évaluer les bénéfices, les risques et les impacts de la sous-traitance.
- Définir les attentes et les critères de réussite de la prestation.
- Sélectionner le prestataire le plus adapté à ses besoins.
Outils
- Matrice Make or Buy
- Grille multicritère de sélection
- Cartographie des risques
Exercice : analyser un projet d'externalisation et définir les critères de choix du prestataire.
Sécuriser la relation contractuelle
- Formaliser un cahier des charges précis et mesurable.
- Définir les engagements réciproques et les niveaux de service (SLA).
- Répartir clairement les rôles et responsabilités.
- Anticiper les évolutions et les situations de crise.
Outils
- Cahier des charges
- Matrice RACI
- SLA et KPI contractuels
Exercice : construire les principaux éléments d'un contrat de prestation à partir d'un cas pratique.
Piloter la performance des prestataires
- Définir les indicateurs de performance adaptés à la prestation.
- Construire un tableau de bord de pilotage.
- Préparer et animer les revues de performance.
- Identifier les écarts et mettre en œuvre des actions correctives.
Outils
- Tableau de bord fournisseurs
- KPI de performance
- Plan de progrès
- PDCA
Exercice : concevoir un tableau de bord et conduire une réunion de suivi avec un prestataire confronté à plusieurs dérives.
Développer une relation partenariale durable
- Instaurer une relation de confiance favorisant la coopération.
- Communiquer efficacement avec ses prestataires.
- Gérer les désaccords et les situations sensibles.
- Favoriser l'amélioration continue et l'innovation.
Outils
- Méthode DESC
- Techniques de négociation collaborative
- Plan d'amélioration continue
Jeu de rôle : conduire un entretien de recadrage avec un prestataire tout en préservant la relation.
Sécuriser durablement la prestation et préparer l'avenir
- Anticiper les risques opérationnels, juridiques et organisationnels.
- Organiser la continuité d'activité et la réversibilité.
- Évaluer régulièrement la maturité de la relation fournisseur.
- Élaborer une feuille de route pour professionnaliser le pilotage des prestataires.
Outils
- Cartographie des risques
- Plan de continuité d'activité (PCA)
- Matrice de maturité fournisseur
Exercice : construire un plan d'actions visant à renforcer durablement la performance d'un portefeuille de prestataires.
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires SKOLAE Formation spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation
Techniques pédagogiques :
Pédagogie participative mettant l'apprenant au cœur de l'apprentissage. Utilisation de techniques ludo-pédagogiques pour une meilleure appropriation. Ancrage facilité par une évaluation continue des connaissances au moyen d'outils digitaux et/ou de cas pratiques
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur notre plateforme
