Formation Airtable - Gérer ses données facilement

Jour 1 - Matin

Contexte

• Nos besoins en gestion de données
• Logiciels tableurs du marché (Excel, Google Sheets...)
• Logiciels de bases de données (FileMaker, Access...)
• Avantages et apports d'Airtable
• Définir une architecture des données
• Avantages de débuter avec Excel

Concepts de base

• Gérer des workspaces (créer et organiser)
• Espaces de travail partagés
• Tarification
• Offres et limites de la version gratuite
• Fonctionnalités et outils offerts avec l'abonnement Pro

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Structurer les données d'un projet fictif dans une base Airtable en définissant les tables et champs nécessaires
• Comparer les fonctionnalités de la version gratuite et Pro d'Airtable pour déterminer la plus adaptée à un cas d'usage donné

Jour 1 - Après-midi

Création d'une base de données

• A partir d'un modèle fourni
• Gestion de projet
• Suivi du temps de travail
• Lancement de produit
• CRM ou gestion client
• Planning de fabrication
• Campagne marketing
• Catalogue produit
• Deviseur
• Facturier
• Comptabilité
• Traqueur de bug
• Planning éditorial
• Gestion de Art Gallery
• Recherches UX
• A partir d'un tableur
• Créer un fichier .CSV
• Copier / coller depuis Excel
• A partir d'une base vierge
• Donner un nom
• Choisir la couleur
• Sélectionner une icône
• Fonctionnalités des bases
• Partager une base
• Dupliquer une base
• Rattacher une base à un autre espace
• Lier à Slack pour les notifications
• Supprimer une base

Utilisation de l'interface

• Hiérarchie des éléments
• Base
• Table
• Colonnes et cellules
• Les outils de la "top bar"
• Barre des onglets (tables / feuilles)
• Barre des outils
• Différents types de vues (grille, formulaire, calendrier, galerie et Kanban)
• Droits des collaborateurs attribués par vue

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer une base Airtable à partir d'un modèle fourni et la personnaliser
• Importer des données depuis un tableur Excel dans une base Airtable
• Configurer les droits d'accès et vues pour différents collaborateurs sur une base partagée

Jour 2 - Matin

Barre des outils - Suite

• Afficher / masquer des champs
• Filtre des données
• Groupes de données
• Tri des données
• Application de couleur
• Tri des colonnes
• Partage sur le Web
• Manipulation des tables
• Recherche
• Partage d'une base
• Historique undo / redo
• Présentation de Blocks

Insertion des colonnes et des données

• Particularité de la colonne principale
• Types de données
• Lien vers une autre table
• Ligne de texte
• Champ de texte long
• Fichier joint
• Case à cocher
• Liste à sélection multiple
• Menu déroulant
• Collaborateur
• Date
• Numéro de téléphone
• Email
• URL (lien)
• Nombre / chiffre
• Monnaie
• Pourcentage
• Durée
• Evaluation
• Formule de calcul
• Récapitulatif
• Compteur
• Recherche automatique
• Date de création
• Date de modification
• Numérotation automatique
• Code barre
• Création des vues

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer différentes vues (grille, calendrier, Kanban...) sur une base de données pour visualiser les informations selon plusieurs angles
• Mettre en place des filtres et tris pertinents pour analyser un jeu de données
• Insérer des champs calculés et liés entre tables pour enrichir une base

Jour 2 - Après-midi

• Démonstration sur 3 applications métier
• Logistique : Gestion de stock
• Marketing : Planning de campagne
• Commercial/CRM : Fiche client
• Utilisation des fonctions de Blocks
• Création de documents PDF (fiche produit, devis, facture...)
• Création d'un organigramme
• Envoi de SMS
• Graphiques
• Insertion d'objets 3D

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Générer un document PDF (fiche produit, facture...) depuis des données Airtable en utilisant les Blocks
• Visualiser des données sous forme de graphiques et tableaux de bord avec les Blocks