Formation Outlook - Maîtriser les fonctionnalités avancées

Jour 1 - Matin

Gagner du temps par la maîtrise d'Outlook

• La fonctionnalité "Boîte de réception prioritaire"
• Le mode "Conversation" et ses options
• Créer et gérer les catégories
• Les indicateurs de suivi
• Recherches avancées
• Gérer le périmètre de la recherche
• Combiner plusieurs filtres
• Gérer les actions rapides
• Les différents types d'action disponibles
• Créer une action combinant plusieurs actions
• Gestion des règles complexes
• Construire des règles multi-conditions
• Créer des règles multi-action
• Ajouter des exceptions
• Limites des règles et bonnes pratiques d'usage
• Création et utilisation de modèles de messages
• Corbeille :
• Supprimer des messages
• Vider un dossier
• Récupérer des éléments supprimés

Optimiser l'utilisation du calendrier

• Gérer ses rendez-vous à l'aide des options avancées :
• Définir la disponibilité (libre, occupé, provisoire, absent)
• Utiliser les indicateurs visuels (icônes)
• Organiser ses rendez-vous avec les catégories
• Protéger la confidentialité avec le statut privé
• Périodicité, rappel et sélecteur de dates
• Vue hebdomadaire et mensuelle
• Enregistrer et utiliser une vue personnalisée
• Rechercher un rendez-vous
• Configuration du calendrier

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création d'une action rapide pour classer des messages dans un dossier
• Mettre en oeuvre une règle de réponse automatique

Jour 1 - Après-midi

Organiser les réunions de manière efficace

• Rappel : distinguer rendez-vous, réunion et événement
• Configurer les options de la réunion
• Vérifier la disponibilité des participants avec l'assistant planification
• Utilisation du sondage de disponibilité (FindTime)
• Suivi des participants et lieu des réunions
• Création de réunions Teams directement depuis Outlook
• Paramétrage des réunions récurrentes intelligentes

Prioriser ses tâches avec To Do

• Créer une tâche, un rappel à partir d'un message
• Organiser son quotidien avec les tâches et les suivre
• Saisir les tâches périodiques
• Assigner une tâche à partir d'un composant Loop
• Organiser ses tâches par groupe et par liste

Le travail collaboratif

• Afficher les calendriers de ses collaborateurs
• Délégation à des collaborateurs des éléments Outlook
• Partage d'informations et permissions associées aux éléments

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer une réunion et vérifier la disponibilité des participants
• Affecter une tâche à un participant et visualiser son suivi
• Partager son calendrier en lecture
• Partager un dossier de la boîte de réception en écriture

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) s'effectuera ultérieurement en distanciel (e-surveillance) à la date et au créneau de votre choix
• Il est composé de 20 questions, s'effectuera en ligne et durera en moyenne 1h00
• A l'issue de la certification, le candidat se verra attribuer un score (0 à 1000), correspondant à un niveau (Initial / Basique / Opérationnel / Avancé / Expert) :
• En deçà du score de 351 points, le candidat se verra attribuer une attestation de passage de la certification. Ce niveau Initial ne valide cependant pas l'obtention de la certification
• Les niveaux Basique, Opérationnel, Avancé et Expert permettent au titulaire de la certification de faire valoir ses compétences dans la gestion d'Outlook et d'attester de son opérationnalité selon son profil et l'emploi qu'il exerce