Formation Pilotage de projets hybride avec des outils SaaS

Jour 1 - Matin

Contexte et enjeux du pilotage de projets hybrides

• Evolutions récentes de la gestion de projet
• Montée des approches agiles, prédictives et hybrides dans les organisations IT
• Impacts du travail hybride et distribué sur le pilotage de projet
• Principes du pilotage hybride
• Combiner prédictif (scope, coûts, délais) et agile (incréments, itérations et feedback)
• Gouvernance intégrée : comités, rituels, métriques, backlog et roadmaps
• Place des outils SaaS dans le dispositif de pilotage
• Avantages des plateformes SaaS pour la collaboration et la visibilité temps réel
• Contraintes : sécurité, intégration SI et adoption par les équipes

Cartographie des besoins et choix des outils SaaS

• Cartographier les besoins de pilotage pour un projet hybride
• Vision portefeuille, programme, projet et équipe
• Besoins de planification, exécution, suivi, collaboration et documentation
• Panorama des principaux outils SaaS pour projets hybrides
• Outils agiles et hybrides (Jira, ClickUp, Monday, Asana, Wrike, Smartsheet...)
• Outils de collaboration et de communication (Teams, Slack, Google Workspace...)
• Critères de sélection et d'architecture d'outillage
• Couverture fonctionnelle (Gantt, Kanban, ressources, risques et budget)
• Intégrations, automatisations, sécurité, coûts et évolutivité

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Atelier de sélection : à partir d'un cas de projet IT, définir le besoin d'outillage, comparer 3 outils SaaS et proposer une stack minimale

Jour 1 - Après-midi

Structurer un projet hybride dans un outil SaaS

• Modélisation du projet
• Définition du périmètre, objectifs, livrables, jalons et incréments
• Découpage en releases, sprints, lots et flux Kanban
• Paramétrage des structures de travail
• Projets, espaces, dossiers, boards, épics, user stories, tâches et sous-tâches
• Champs personnalisés, tags, statuts et vues enregistrées
• Calendrier, ressources et contraintes
• Planification hybride : Gantt, roadmaps et calendrier des incréments
• Affectation des ressources et gestion de la capacité des équipes

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Création d'un projet hybride dans un outil SaaS, configuration des structures (projet, épics, tâches), jalons et vue Gantt et Kanban

Collaboration et gouvernance dans un environnement hybride

• Rituels et cadences de pilotage
• Revue de sprint, revue de jalon, comité projet et comité de pilotage
• Rythme des mises à jour dans l'outil : planning, tâches, risques et décisions
• Communication asynchrone et synchronisation des équipes
• Utilisation combinée outil projet, messagerie et documents partagés
• Bonnes pratiques de documentation dans un contexte distribué
• Règles de gouvernance outillées
• Règles de saisie, d'assignation, de mise à jour et de validation
• Rôles projet : sponsor, PO, PM, tech lead et contributeurs dans l'outil

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Définition et configuration d'un "contrat de gouvernance outillée" pour un projet : rôles, règles d'usage de l'outil et rituels associés

Jour 2 - Matin

Suivi de l'avancement, des risques et de la valeur

• Indicateurs-clés pour un projet hybride
• Avancement prédictif (jalons, livrables) et avancement agile (vélocité, burn-down)
• Indicateurs de valeur délivrée, satisfaction client et qualité
• Mise en oeuvre du suivi dans les outils SaaS
• Tableaux, widgets et dashboards multivues (liste, Kanban, Gantt, calendrier)
• Traçabilité des demandes, changements, décisions et incidents
• Gestion des risques, dépendances et arbitrages
• Log des risques, opportunités et plans d'actions dans l'outil
• Visualisation des dépendances, conflits de ressources et arbitrages

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Construction d'un tableau de bord projet (avancement, risques, valeur) dans un outil SaaS et simulation d'une revue de projet

Automatisation et intégrations dans l'écosystème SaaS

• Types d'automatisations utiles pour le pilotage
• Rappels, notifications, affectations automatiques, SLA et échéances
• Génération automatique de tâches récurrentes, checklists et modèles
• Intégrations et synchronisation entre outils
• Connexions avec outils de communication, code, CI/CD, CRM et ITSM
• Utilisation de connecteurs (Zapier, Make, Power Automate et intégrations natives)
• Limites, gouvernance et sécurité des automatisations
• Propriété des données, conformité, gestion des accès et auditabilité
• Stratégie de maintenance des scénarios automatisés

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Configuration d'un scénario d'automatisation dans un outil SaaS (rappels, création automatique de tâches et notifications multicanaux)

Jour 2 - Après-midi

Reporting multi-parties prenantes et story-telling projet

• Besoins de reporting côté direction, métier et technique
• Vision synthétique (portefeuille, ROI et risques majeurs) pour la direction
• Vision opérationnelle pour les équipes (charge, priorités et blocages)
• Construction de rapports et exports
• Rapports standard vs rapports personnalisés, filtres et segments
• Export vers feuilles de calcul, présentations et documents de synthèse
• Story‑telling projet et animation des revues
• Structurer un narratif à partir des données des outils SaaS
• Préparer une revue de projet hybride (succès, risques et décisions)

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Elaboration d'un rapport projet pour un comité de pilotage à partir des données d'un outil SaaS et présentation orale courte par groupe

Industrialisation, bonnes pratiques et plan d'action individuel

• Bonnes pratiques de déploiement des outils SaaS dans une DSI
• Approche progressive, pilotes, coaching et support aux équipes
• Standardisation et réutilisation
• Modèles de projets, de tableaux de bord, de rapports et de workflows
• Plan d'action individuel
• Identification des chantiers à lancer au retour dans l'organisation