Formation - Être synthétique à l'oral comme à l'écrit
Structurer ses messages pour aller à l’essentiel, convaincre et gagner en efficacité
Dans un environnement professionnel marqué par la surcharge d’informations, la capacité à aller à l’essentiel est devenue stratégique. Réunions trop longues, emails peu clairs, comptes rendus imprécis : le manque de synthèse ralentit la prise de décision et nuit à l’efficacité collective.
Cette formation permet de structurer ses idées, hiérarchiser l’information et formuler des messages clairs, concis et impactants, à l’oral comme à l’écrit. Elle aide à transformer des contenus complexes en messages compréhensibles et directement exploitables.
Grâce à des exercices pratiques, les participants développent une méthode efficace pour gagner en clarté, en crédibilité et en performance dans leurs échanges professionnels.
- Identifier et formuler immédiatement l’idée clé, afin d’aller à l’essentiel et capter l’attention dès les premières secondes.
- Hiérarchiser l’information et structurer un message clair et cohérent, à l’oral comme à l’écrit.
- Produire une synthèse professionnelle efficace, sans dénaturer le sens ni appauvrir le contenu.
- Adapter leur communication en fonction des publics et des supports, pour renforcer l’impact et l’utilité du message.
A l'issue de la formation, les participants seront capable d'adapter leur communication pour la rendre claire, concise et directement exploitable que ce soit pour rédiger un email clair et concis, un compte rendu efficace, une note de synthèse ou pour structurer une intervention orale.
Partir du récepteur et de ses attentes
- Cerner les attentes du public visé : son expertise du sujet, sa réceptivité, ses résistances.
- Faire ressortir l’idée clé tout de suite en commençant par le "Quoi de neuf ?".
- Mesurer la valeur d’usage du message reçu par le destinataire.
- Utiliser le mail comme illustration synthétique de la relation émetteur-récepteur.
- Bien connaître les lois de proximité : chronologique, géographique, métiers…
- Élaguer les rappels du contexte et renforcer l’effet miroir.
- Adapter son discours à tout type de publics et à des publics hétérogènes.
Exercices / mises en situation : Reformulation d’un message dense en une phrase clé orientée destinataire ; adaptation d’un même message pour trois publics différents ; réécriture d’un email trop long en version synthétique centrée sur la valeur d’usage.
Hiérarchiser et structurer son message pour convaincre
- Élaborer son message essentiel à partir d’un questionnement journalistique : Qui fait ? Quoi de neuf ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?
- Adopter une structure ternaire dans toute communication : Surtitre/Titre – Synthèse – Détails.
- Bâtir un plan efficace : des idées clés autonomes et strictement complémentaires, des enchaînements logiques.
- Soutenir une opinion forte et assumée par des faits incontestables et des illustrations concrètes.
- Habiller son discours avec une attaque percutante, des exemples vivants et une chute.
- Gérer des temps de prise de parole variables : maîtriser l’accordéon du temps.
Exercices / Mises en situation : Structuration d’un cas professionnel selon QQOQCP et plan ternaire ; présentation d’un même message en 3 minutes, 1 minute et 20 secondes ; défense d’une opinion appuyée par trois faits et conclue par une chute percutante.
Soigner sa mise en scène pour emporter l’adhésion
- Écrire court sans dénaturer le sens : des phrases courtes et signifiantes.
- Être synthétique : une idée par slide, un sujet par mail.
- Optimiser ses présentations : des images et des animations PowerPoint, une mise en page au service du message.
- Habiller ses supports d’information de façon convergente pour renforcer la perception synthétique du lecteur : titres, légendes, exergues, attaque et chute.
- Veiller à la qualité émotionnelle des anecdotes, histoires, métaphores, faits marquants, chiffres clés…
- À l’oral, optimiser sa communication non verbale : voix, gestes, regard.
Exercices / Mises en situation : Refonte d’une slide surchargée en une version synthétique et visuelle ; transformation d’un message en mail, slide et briefing oral de 45 secondes ; présentation filmée d’une minute avec feedback sur la clarté et le non-verbal.
Plusieurs dispositifs de financement sont accessibles via les OPCO (Opérateurs de Compétences), organismes agréés par le ministère du Travail dont le rôle est d’accompagner, collecter et gérer les contributions des entreprises au titre du financement de la formation professionnelle.
Pour plus d’information, une équipe de gestionnaires SKOLAE Formation spécialisée vous accompagne dans le choix de vos formations et la gestion administrative.
Équipe pédagogique :
Un consultant expert de la thématique et une équipe pédagogique en support du stagiaire pour toute question en lien avec son parcours de formation.
Techniques pédagogiques :
Alternance de théorie, de démonstrations par l’exemple et de mise en pratique grâce à de nombreux exercices individuels ou collectifs. Exercices, études de cas et cas pratiques rythment cette formation.
Pour les sessions en distanciel, notre Direction Innovation a modélisé une matrice pédagogique adaptée pour permettre un apprentissage et un ancrage mémoriel optimisés.
Cette matrice prévoit une alternance de temps de connexion en groupe et de séquences de déconnexion pour des travaux de mise en pratique individuels.
Ressources pédagogiques :
Un support de formation présentant l'essentiel des points vus durant la formation et proposant des éléments d'approfondissement est téléchargeable sur votre espace apprenant.
Retrouvez également des ressources complémentaires ainsi que les quiz amont/aval sur notre plateforme dédiée.
Développer son esprit de synthèse grâce à une formation
Maîtriser l'art de la synthèse, cela vous dit ? Le CFPJ délivre une formation dédiée à tous ceux qui souhaitent développer leur esprit de synthèse de manière à gagner en efficacité dans leur vie professionnelle. Soumise à une évaluation, elle propose 14 heures d'apprentissage réparties sur deux jours.
Composée d'experts en communication, l'équipe de formateurs du CFPJ exploite des techniques pédagogiques immersives. En mêlant théorie et pratique, vos professeurs vous aideront à atteindre les objectifs suivants :
- Relever et utiliser les informations clés ;
- Organiser et structurer votre communication ;
- Faire passer un message synthétique sans nuire à son degré d'importance ;
- Adapter votre communication en fonction de votre auditoire ou de vos lecteurs.
À distance ou en présentiel, la formation « Être synthétique à l'oral comme à l'écrit » va vous apprendre à maîtriser l'art de la synthèse pour vous permettre d'optimiser votre communication. Plus efficace et plus concise, celle-ci vous aidera à améliorer votre productivité.
Plus à l'aise en rédaction et face à un auditoire, vous parviendrez aisément à faire passer vos messages. Votre maîtrise des supports de communication alliée à vos nouvelles capacités à synthétiser les informations vous permettront de véhiculer vos idées de manière impactante.
Pourquoi améliorer son esprit de synthèse ?
Dans le cadre professionnel, faire preuve d'un esprit de synthèse est indispensable pour améliorer son efficacité. Si vous parvenez à aller à l'essentiel, vous gagnerez un temps précieux. Cette capacité à ne pas se noyer dans les détails et à isoler les éléments importants n'est pas innée, elle se travaille.
À l'oral comme à l'écrit, réussir à être synthétique vous rendra bien plus productif. Vous parviendrez à capter l'attention de vos interlocuteurs et à faire passer votre message. Vous améliorerez également votre réactivité et parviendrez plus facilement à analyser les documents. Or, de ces analyses rigoureuses découlent des prises de décision pertinentes.
C'est quoi l'esprit de synthèse exactement ?
L'esprit de synthèse, c'est la capacité à identifier les éléments clés parmi un flot de données avant de les restituer de manière efficace. Oral ou écrit, un récit synthétique peut répondre à différents besoins. Il peut notamment vous permettre d'informer, de convaincre, d'expliquer ou de mobiliser.
Dans tous les cas, un esprit de synthèse développé est indispensable pour parvenir à extraire les informations importantes afin de les exposer de manière parfaitement cohérente. On pourrait également le définir en nommant les six aptitudes suivantes :
- Former un ensemble cohérent ;
- Exprimer une idée en utilisant un nombre de mots restreint ;
- Repérer les informations essentielles en toutes circonstances ;
- Hiérarchiser les priorités ;
- Résumer de façon logique ;
- De grandes capacités d'analyse.
Les éléments clés d'une synthèse réussie
Quel que soit le sujet abordé, une synthèse efficace doit être objective, précise et brève. Voici les principaux éléments qui la caractérisent.
Une introduction courte
Cette entrée en matière doit être brève. Le but est de présenter le sujet évoqué avec clarté. À l'écrit et à l'oral, quelques phrases suffisent pour présenter l'idée générale et annoncer le fil conducteur.
Un développement raisonné et argumenté
Le corps de votre synthèse est présent pour donner des informations plus précises. Pour faire passer votre message et répondre à la problématique posée dans l'introduction, vous pouvez présenter des arguments. Prenez soin de les exposer de manière ordonnée pour aboutir à un contenu cohérent. Un raisonnement logique est indispensable pour conserver l'attention des lecteurs ou d'un auditoire.
Pour que vos arguments soient entendus, vous devez les fonder sur des faits et des informations fiables. N'hésitez pas à scinder votre discours ou votre texte en plusieurs parties. Un contenu structuré est bien plus agréable à lire, à écouter et à mémoriser.
Une brève conclusion
Comme l'introduction, la conclusion doit être courte. Une fin de synthèse pertinente ne reprend pas tous les éléments en détail. Elle rappelle succinctement la problématique et les solutions concrètes tout en offrant une perspective de réflexion sur le sujet abordé.
Résumé, synthèse et analyse, quelles différences ?
Résumé, synthèse et analyse sont trois exercices différents. Le premier n'est autre qu'un condensé d'un contenu. Il présente les informations reformulées et non approfondies. Destiné à transmettre les idées générales du récit traité, le résumé n'apporte aucun complément d'information. Il se contente de révéler :
- Le sujet abordé ;
- Les points évoqués ;
- L'objectif du contenu traité.
La synthèse vous offre plus de liberté. Pour l'élaborer, vous n'allez pas vous contenter de reprendre les informations du contenu traité. Vous analyserez ce dernier pour être en mesure de retenir les éléments clés. Pour les présenter, vous pouvez enrichir les idées synthétisées en exploitant vos propres connaissances. Votre objectif : transmettre les données déterminantes de manière claire et concise.
Enfin, l'analyse offre une sorte de version détaillée. Tandis que le résumé se contente de présenter un aperçu des faits, l'analyse les aborde avec du recul. Elle énonce des preuves pour enrichir ses informations. Souvent plus longue qu'une synthèse et qu'un résumé, l'analyse ne se contente pas d'aider le public à comprendre les informations. Elle met en lumière la fiabilité de celles-ci.
Comment extraire les informations les plus importantes d'un document complexe ?
Pour relever les informations importantes d'un document en vue de le synthétiser, respectez ces différentes étapes.
Réaliser une lecture complète
Impossible d'identifier les informations essentielles d'un document sans procéder à une étude complète de ce dernier. Ce travail implique d'étudier les parties rédigées, mais également les données illustrées comme les photos, les tableaux ou encore les schémas.
Interpréter les illustrations
Quelle que soit la nature des illustrations qui enrichissent le document, vous devez les étudier et les comprendre. En effet, elles ne sont pas présentes par hasard. Si elles n'apportent pas d'informations essentielles, ces données vous aideront à saisir la portée du document. Les observer est donc indispensable pour élaborer une synthèse pertinente.
Exploiter ses connaissances
Si vous possédez des connaissances sur le sujet abordé, n'hésitez pas à les exploiter. Elles vous seront utiles, d'une part, pour comprendre la portée des problématiques citées, mais également pour développer certains points lors de la réalisation de votre synthèse.
Quelques astuces pour réussir à être plus synthétique
La capacité de synthèse est utile dans de nombreux métiers. Cette compétence est d'autant plus importante pour les personnes qui doivent régulièrement s'exprimer à l'oral ou à l'écrit. Faire passer un message clair implique de transmettre des informations importantes sans noyer ses interlocuteurs sous un flot de détails. Comment parvenir à synthétiser les données sans pour autant négliger les éléments importants ?
Lisez attentivement le contenu à synthétiser
Synthétiser un document implique une première lecture attentive. Celle-ci vous permet d'identifier le fil conducteur, d'extraire et de trier les informations. Ce travail préparatoire est indispensable à l'élaboration d'une synthèse efficace et pertinente.
Avant de vous lancer dans votre rédaction ou dans la préparation de votre discours, n'hésitez pas à réaliser une seconde lecture. Une troisième peut même être nécessaire si le contenu à traiter est particulièrement long.
Exploitez vos capacités d'analyse
S'exprimer de manière synthétique permet de gagner du temps et de l'efficacité. Mais pour que votre intervention garantisse les effets escomptés, vous ne devez pas bâcler votre communication. Votre capacité d'analyse doit vous permettre de dénicher les détails importants et de trouver les nuances à apporter à votre discours.
Prenez le temps d'effectuer ce travail d'observation pour ordonner vos informations et pour approfondir les points qui doivent l'être. S'agissant de réaliser un contenu synthétique, vous ne devez pas focaliser sur les données secondaires.
Déterminez le but de votre intervention écrite ou orale
Il vous sera impossible de désigner les informations importantes si vous ne connaissez pas l'objectif final de votre communication. Que vous vous exprimiez à l'oral ou à l'écrit, vous devez garder à l'esprit le message que vous souhaitez faire passer. Ainsi, vous orienterez votre présentation en fonction de votre idée de base afin de vous assurer que votre auditoire la comprenne et, surtout, la retienne.
Adaptez votre communication
Avant de vous adresser à vos interlocuteurs, prenez soin de récolter des informations utiles à la préparation de votre intervention. Cette précaution vous aidera à synthétiser votre contenu. Si vous présentez un projet à un public déjà investi sur ce dernier, inutile de perdre votre temps en énonçant son concept ou ses avantages. Vous pouvez entrer directement dans le vif du sujet.
Le fait de considérer les caractéristiques de votre auditoire vous permet également de simplifier votre message. Si des termes techniques précis sont indispensables pour captiver un public aguerri, des mots simples sont à privilégier pour maintenir la concentration des néophytes.
Structurez votre intervention
Difficile d'être cohérent et synthétique en énumérant toutes les informations dans le désordre. Le fait d'organiser votre rédaction ou votre discours vous permet de relever les informations redondantes et inutiles. Ce travail de préparation est indispensable pour aboutir à un contenu synthétique réellement intéressant.
Exposez les faits
Si vous souhaitez marquer les esprits, faites passer votre message en allant droit au but. Prenez soin d'aborder les informations et les détails importants, mais ne perdez pas de temps avec des suppositions inutiles. Proposez du concret pour être certain de conserver l'attention de vos interlocuteurs.