Formation Google Workspace - Drive et Drive partagé

Jour 1 - Matin

Les piliers de Google Drive

• Comprendre les enjeux du Cloud
• Découvrir ce qu'est un outil SaaS
• Enumérer les 3 concepts clés du Drive
• Contraster avec les outils Microsoft
• Explorer les synergies entre Drive et les autres outils Google Workspace
• Comprendre les mesures de sécurité des données dans le Cloud

L'essentiel de Google Drive

• Accéder au Drive
• Créer des fichiers vierges ou à partir d'un modèle depuis la galerie des modèles
• Importer des fichiers ou dossiers par lot
• Créer des dossiers et s'organiser
• Stocker un même fichier dans plusieurs dossiers
• Supprimer et restaurer un fichier / dossier
• Exporter et télécharger un fichier / dossier
• Travailler en mode hors connexion
• Synchroniser Google Drive avec Windows* en utilisant l'application Drive pour PC
• Paramétrer Google Drive
• Explorer l'historique des versions dans Google Drive
• Restaurer et créer une copie d'une version
• Comprendre la sauvegarde automatique et incrémentielle

Explorer et rechercher

• Le moteur de recherche
• La recherche avancée de fichiers et dossiers
• Les différents menus
• Le paramétrage de l'interface
• Afficher les détails d'un fichier ou dossier
• Découvrir l'espace prioritaire et l'espace suivi
• Utiliser l'espace "récent" de Google Drive

Google Drive - Mon Drive

• Comprendre la notion de drive personnel
• Gestion des paramètres et de l'interface utilisateur dans Mon Drive
• Créer un raccourci dans Mon Drive d'un fichier partagé

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un dossier "Papiers administratifs" pour y créer un Google Docs
• Renommer le dossier "Driver Licence"
• Supprimer le dossier, puis restaurer ce même fichier à son emplacement d'origine
• Gérer ses dossiers et effectuer une recherche avancée

Jour 1 - Après-midi

Partager un fichier ou dossier

• Partager un fichier et/ou dossier
• Clarifier les règles de propriété dans un dossier partagé depuis "Mon Drive"
• Appréhender les avantages et inconvénients d'un dossier partagé
• Comprendre et gérer les permissions
• Gérer les notifications de partage dans Chat ou dans Gmail
• S'abonner aux nouveautés Google Drive
• Restreindre les droits de partages et de diffusion
• Modifier le partage
• Publier un fichier au sein de l'entreprise ou sur le Web
• Définir une date d'expiration au partage
• Révoquer l'accès d'un collaborateur
• Transférer les droits de propriétés
• Gérer l'espace "Partagé avec moi"
• Interdire la copie, l'impression, et le téléchargement d'un fichier partagé

Gérer des projets d'équipe - Drive partagé

• Comprendre la notion de travail d'équipe virtuelle
• Comprendre l'intérêt de privilégier le Drive partagé
• Créer un Drive partagé et définir des propriétés
• Apprendre à paramétrer son Drive partagé
• Administrer un Drive partagé
• Ajouter des membres à l'équipe
• Gérer les rôles et autorisations
• Partager des fichiers avec des personnes externes à l'équipe et/ou externe à l'entreprise
• Comprendre les nouvelles possibilités du gestionnaire de contenu
• Découvrir les limites du Drive partagé
• Migrer un dossier Drive vers un Drive partagé
• Utiliser la corbeille du Drive partagé

Astuces et conseils sur Drive et Drive partagé

• Définir des conventions de nommage pour stocker les fichiers
• Ajouter de la couleur à son arborescence et se donner des priorités
• Enumérer et utiliser les raccourcis claviers

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Créer un dossier dans votre Drive personnel, y organiser des fichiers et le partager avec un autre participant en utilisant les permissions appropriées
• Créer un drive partagé ayant pour objectif de collaborer sur un projet long terme
• Créer une convention de nommage au sein de ce Drive partagé

Rechercher avec Gemini dans Google Drive

• Interroger Drive en langage naturel ("Trouve-moi les présentations de l'année dernière sur le marketing")
• Obtenir un résumé d'une vidéo stockée (points clés, durée estimée...)
• Utiliser Gemini comme encyclopédie pour retrouver rapidement des informations (selon les droits d'accès)

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
• Celui-ci se compose de 36 questions (QCM et questions à zones sensibles, en ligne) pour une durée moyenne de 35 minutes (75% de bonnes réponses sont nécessaires pour valider l'examen lié au module)

* Selon les droits d'installation de Drive File Stream