Formation Google Workspace - Utiliser la suite en ligne

Jour 1 - Matin

Présentation de Google Workspace

• Historique
• Stratégie
• Le concept du Cloud Computing
• Le Software as a Service (SaaS)
• Composants
• Page d'accueil
• Messagerie
• Agenda
• Bloc-notes
• Document
• Tableur...
• Les différents types de comptes Google
• Connexion et déconnexion
• Mode hors connexion (avec Google Chrome)
• Les principaux raccourcis clavier

Messagerie Gmail

• Création, envoi et lecture de messages : fonctionnalités
• Utilisation des libellés comme outil de classification et de filtre
• La gestion de pièces jointes
• Les outils de recherche
• Organiser sa messagerie
• Gestion des contacts

Google Agenda

• Créer un calendrier
• Partager des calendriers avec des personnes à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise
• Rappels
• SMS
• Email
• Liens automatiques vers Google Maps
• Créer un rendez-vous en visioconférence

Google Drive et Drive partagé

• Stockage de documents de tout type
• Importer et convertir des fichiers au format Office
• Organisation des documents
• Recherche avancée de fichiers
• Partage de dossiers et fichiers
• Modes de partage
• Gestion des droits d'accès
• Les fichiers "partagés avec moi"
• Créer et gérer un Drive partagé
• Ajouter des membres
• Gestion des droits d'accès
• Utiliser les applications sur tablette ou smartphone

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Envoyer un lien de partage d'un document par mail

Jour 1 - Après-midi

Découverte de Google Docs

• Création de fichier Google Docs
• Bien repérer les menus pour décider les prochaines actions
• Configurer la mise en page et les marges
• Mettre en forme le texte et les paragraphes
• Mettre en page un document
• Exporter, envoyer des fichiers en PDF ou en format Office
• Partager un document et travailler à plusieurs

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Modifier un document simple

Jour 2 - Matin

Découverte de Google Sheets

• Création de fichier Google Sheets
• Organiser sa feuille et la supprimer
• Modifier des cellules, lignes et colonnes
• Copier et déplacer des données
• Mettre en forme les cellules (texte, nombre, date)
• Création d'un tableau avec calculs simples
• Recopier des formules contenant des références relatives ou absolues
• Découverte des graphiques et fonctionnalités
• Trier des données sur une feuille de calcul
• Les filtres automatiques
• Figer des lignes et colonnes

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Ajouter un calcul simple dans un tableau et réaliser un graphique suggéré

Jour 2 - Après-midi

Découverte de Google Slides

• Création de diapositives
• Configurer les pages et les arrière-plans
• Manipuler les formes et images
• Appliquer une mise en page
• Paramétrer le masque de la présentation
• Animer les images et les textes
• Créer des transitions entre les pages
• Présenter en toutes circonstances, même hors connexion
• Importation et conversion de fichiers Office

Google Chat - Google Meet

• Initier une conversation
• Chat à plusieurs
• Visioconférence avec Meet
• Inviter des participants
• Rejoindre avec le téléphone
• Partager son écran
• Pièges à éviter et bonnes pratiques

Exemple de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Organiser une réunion et présenter un slide à ses collaborateurs distants

Utiliser Gemini dans Google Workspace

Composer avec Gmail

• Rédiger des e-mails clairs et structurés (invitations, comptes-rendus, relances)
• Répondre à un message en s'appuyant sur une proposition de Gemini
• Filtrer la boîte de réception via des requêtes conversationnelles ("Montre-moi les mails liés au projet X ce mois-ci")

Exemples de travaux pratiques (à titre indicatif)

• Rédiger une réponse : fournir un e-mail client, laisser Gemini proposer une réponse professionnelle et ajuster si nécessaire

Rechercher avec Google Drive

• Interroger Drive en langage naturel ("Trouve-moi les présentations de l'année dernière sur le marketing")
• Obtenir un résumé d'une vidéo stockée (points clés, durée estimée...)
• Utiliser Gemini comme encyclopédie pour retrouver rapidement des informations (selon les droits d'accès)

Certification (en option)

• Prévoir l'achat de la certification en supplément
• L'examen (en français) sera passé soit à la fin de la formation, soit ultérieurement dans nos centres de formation
• Celui-ci se compose de 36 questions (QCM et questions à zones sensibles, en ligne) pour une durée moyenne de 35 minutes (75% de bonnes réponses sont nécessaires pour valider l'examen lié au module)